Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, để lại nhiều ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng và người tham dự, đòi hỏi sự hoạt động hiệu quả ở tất cả các bộ phận và chú trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất.
Chính vì như vậy dù là sự kiện có quy mô vừa hay lớn đều cần phải có sự đóng góp của các yếu tố dưới đây, bạn nên xem xét cẩn thận và lựa chọn những phương án tối ưu nhất nhé!
Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây
CHỦ ĐỀ VÀ THÔNG ĐIỆP RÕ RÀNG, SÁNG TẠO
Đây chính là nền tảng cơ bản và là tiêu chí đánh giá được sự chuyên nghiệp của một sự kiện được tổ chức. Chủ đề là yếu tố quan trọng đối với sự kiện, nó được ví như là xương sống, định hình cho sự kiện từ những bước ban đầu. Vì thế để mang lại được thành công lớn cho sự kiện thì chúng ta phải tạo ra một chủ đề sáng tạo với thông điệp rõ ràng.
Để có chủ đề tốt ngoài có những ý tưởng đột phá thì cũng cần chú ý đến việc tìm hiểu kỹ lưỡng về nhu cầu của khách hàng, điều đó sẽ giúp chúng ta đi sát với mục tiêu của sự kiện hơn. Ngoài ra, một chủ đề có thông điệp rõ ràng cũng giúp chúng ta tự tin phát triển những chi tiết phụ khác, chỉ cần bạn biết bám sát với nội dung chính một cách hợp lý. Cần phải nhớ rằng ý tưởng ban đầu có thể sáng tạo nhưng phải mang tính khả thi cao và không mang tính chất nguy hiểm cho sự kiện.
ĐẦU TƯ PHẦN THIẾT KẾ VÀ TRANG TRÍ CHO EVENT
Mục đích của sự kiện khi được tạo ra đều nhắm vào việc truyền tải thông điệp hiệu quả, gây được ấn tượng mạnh và khắc sâu vào tâm trí của khách tham dự. Với những thiết kế mang tính chất độc đáo, có sức cuốn hút ngay từ những chi tiết đầu tiên sẽ làm cho người xem ghi nhớ lâu hơn và mang lại cảm giác thích thú cho họ. Như vậy, bạn không cần diễn đạt quá nhiều thứ bằng lời nói, mà chỉ cần sử dụng hình ảnh cũng có thể đem đến sức mạnh to lớn hơn cả ngôn từ.
Từng những banner, thiết kế sân khấu cho đến các khâu trang trí cho sự kiện đều phải thật đầu tư và chú trọng. Âm thanh ánh sáng, hoa tươi, đội ngũ nhân sự cần có sự đồng bộ và khẳng định được thông điệp ý nghĩa mà sự kiện đó mang lại. Chính cái nhìn đầu tiên sẽ gợi nhớ cho người tham dự về một sự kiện rất thành công và thể hiện được đẳng cấp của cá nhân hay đơn vị tổ chức.
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HẤP DẪN, BỐ CỤC HỢP LÝ
Các phần nội dung và chi tiết trong sự kiện cũng cần được sắp xếp theo một trình tự với từng phần rõ ràng nhằm mang lại sự hào hứng cho người tham gia. Người lên kịch bản chương trình cần có sự đột phá bên cạnh khung nội dung cơ bản của một sự kiện, họ cần tạo ra được những khoảnh khắc đắt giá và đầy bất ngờ để gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Để làm được điều đó thì cần đến sự hỗ trợ và thấu hiểu với người dẫn chương trình, MC hoạt náo cho sự kiện đó. Một cuộc gặp gỡ và làm việc trực tiếp cùng với nhau sẽ giúp 2 bên hiểu được ý tưởng và có cách dàn dựng chương trình hợp lý hơn.
KHOẢNH KHẮC BẤT NGỜ, ẤN TƯỢNG KHÓ PHAI
Điều này được ví như là sự sống còn của sự kiện bởi nếu không tạo ra bất kỳ khoảnh khắc ấn tượng nào sẽ khó thu hút được sự tham gia nhiệt tình và mức độ tập trung của tất cả mọi người. Rất có thể dẫn đến tình trạng “gây mê” và làm mất không khí sôi động vốn có của buổi event. Hãy thử tưởng tượng xem một chương trình sự kiện mang lại rất nhiều những điều thú vị và ngạc nhiên sẽ thu hút người khác như thế nào? Vì thế, key moment chính là 1 trong những yếu tố rất quan trọng mang lại thành công lớn cho sự kiện, bạn nên chú ý về vấn đề này nhé!
CHỌN LỰA ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC PHÙ HỢP
Địa điểm diễn ra sự kiện chính là 1 trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, nếu như bạn thiết kế một chương trình thật tỉ mỉ, thật cuốn hút mà được tổ chức tại một địa điểm không tốt thì ấn tượng của khách về sự kiện sẽ rất xấu. Ngược lại, nếu bạn chọn 1 địa điểm đẹp, phù hợp cho sự kiện thì sẽ mang lại cho họ cảm giác thoải mái và trải nghiệm được cơ sở vật chất tốt, thức ăn ngon, dịch vụ hoàn hảo,…
Ngoài ra, một địa điểm tổ chức sự kiện tuyệt vời cũng giúp ích rất nhiều cho việc trang trí và lắp đặt các thiêt bị máy móc chuyên dụng cho sự kiện. Nếu may mắn chọn đúng những nơi có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự, bạn còn được tư vấn và sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng có sẵn để tiết kiệm được tối đa chi phí thi công và nguyên vật tư.
Bạn thấy đó, hầu như những nhà tổ chức sự kiện thường hay quên hoặc bỏ qua những yếu tố này, vì thế mà sự kiện thường mắc những sai lầm và không mang đến hiệu quả như mong muốn. Nếu bạn chú ý nhiều hơn tới 5 yếu tố trên đây, chắc chắn bạn sẽ có một sự kiện hoàn hảo và làm hài lòng tất cả khách mời!
Thanh Lộc – Đất Việt Tour